Proses payroll bukanlah proses yang bisa anggap remeh. Bagaimana tidak, menurut statistik, biaya tenaga kerja menghabiskan 70% dari total keseluruhan biaya yang dikeluarkan perusahaan.
Untuk itu, proses payroll bukanlah perkara mudah atau hanya menghitung gaji sesuai dengan batas upah minimum,namun lebih dari pada itu.
Kenapa Perusahaan Wajib Mempersingkat Proses Payroll?
Proses payroll serampangan menyebabkan proses penggajian yang lama dan bisa menciptakan biaya “siluman” yang kadang luput dari perhatian. Tentu, hal tersebut akan merugikan perusahaan.
Biaya “siluman” yang dimaksud seperti overtime, pajak, dan biaya lainnya yang luput dari perhitungan dan membuat biaya tenaga kerja perusahaan menjadi membengkak.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mempersingkat proses payroll agar proses penting tersebut lebih efisien, terkontrol, dan juga tidak memakan biaya yang membengkak.
Berikut langkah-langkah dan cara untuk mempersingkat proses payroll perusahaan Anda.
Integrasikan Benefit dan Payroll dalam Satu Sistem
Mengatur benefit karyawan bisa saja menjadi hal yang menyulitkan. Beberapa perusahaan bahkan memisahkan pengaturan benefit dan payroll dalam sistem berbeda. Ya, tentu hal tersebut sangat tidak efisien.
Dikatakan tidak efisien karena manajemen perusahaan harus mengolah data dari dua sistem berbeda yang tentu akan memakan waktu yang lama.
Pastikan sistem pengelolaan benefit terintegrasi dengan perhitungan payroll. Sistem yang terintegrasi membuat proses penggajian dan pemberian benefit menjadi lebih cepat dan efisien.
Gunakan Workflow Otomatis
Workflow penggajian manual punya dua risiko; proses yang lama dan juga rawan human error. Bukan hal sepele, bisa saja workflow penggajian manual mengganggu keseluruhan alur bisnis secara keseluruhan.
Ada lima hal utama yang perlu diperhatikan pada workflow penggajian; absensi, cuti, lembur, bonus, dan perhitungan gaji. Kelima hal tersebut merupakan hal repetitif yang sebenarnya bisa dilakukan secara otomatis.
Langkah pertama yang bisa dilakukan adalah membuat flowchart. Perhatikan mana proses repetitif dan birokratis. Bagian apa saja yang sulit diakses dan memiliki risiko dalam input data.
Salah satu solusi praktisnya adalah Anda bisa mengandalkan sistem payroll otomatis terintegrasi dimana Anda bisa mengatur seluruh data penggajian yang terintegrasi dalam satu sistem.
Bangun Sistem Kontrol Terbaik
Baik tidak atau menggunakan sistem payroll otomatis, Anda tetap perlu membangun sistem kontrol yang baik salah satunya adalah menggunakan checklist.
Mungkin terlihat biasa, namun penggunaan checklist masih menjadi metode terbaik untuk membuat kontrol pada industri manufaktur yang bisa diterapkan pada aspek pekerjaan lainnya.
Dengan membuat checklist, Anda bisa mengetahui pekerjaan yang menjadi prioritas dan mengetahui aktivitas yang dirasa tidak perlu dan membutuhkan sebuah tools seperti software payroll.
Di dalam checklist juga meliputi audit payroll dan pembagian tugas payroll. Dengan begitu, perusahaan bisa menemukan kesalahan dalam penggajian.
Libatkan Karyawan Langsung
Salah satu yang membuat proses payroll memakan waktu lama adalah tidak adanya keterlibatan karyawan.
Perusahaan harus lebih melibatkan karyawan terutama dalam hal kekaryawanan. Salah satu caranya adalah dengan membangun sistem layanan mandiri karyawan mulai dari onboarding hingga offboarding.
Misalnya saja sistem menginput data secara mandiri, absensi terintegrasi online, membiarkan karyawan mengajukan cuti atau lembur dengan mudah, dan yang terpenting adalah mengatur penjadwalan kerja.
Perusahaan tidak lagi melakukan proses repetitif dan birokratis yang melelahkan. Dengan begitu juga, tugas HR dapat lebih efisien dari segi waktu dan biaya.
Gunakan Disbursement Gaji Otomatis
Terakhir adalah membuat sistem pembayaran gaji otomatis. Sistem pembayaran gaji manual seringkali membuat HR kesulitan terlebih saat melakukan rekonsiliasi.
Pembayaran gaji yang masif dengan cara manual bisa saja menimbulkan kesalahan-kesalahan pembayaran seperti telat bayar atau pembayaran tidak sesuai dengan data jabatan dan data-data pendukung lainnya. Pada akhirnya, proses payroll terganggu dan memakan waktu yang lama.
Pilih Sistem Payroll Terbaik
Intinya, cara mempersingkat proses payroll adalah dengan menggunakan sistem pembayaran gaji terintegrasi dan otomatis.
Dengan sistem pembayaran gaji otomatis, Anda bisa mempermudah dan mempersingkat pekerjaan HR menjadi lebih efektif dan efisien.
Salah satu sistem pembayaran gaji atau payroll terbaik yang bisa Anda gunakan adalah Talenta. Dengan Talenta, Anda bisa membuat sistem kekaryawanan perusahaan lebih baik.Temukan fitur terbaik Talenta lainnya di situs resmi dan dapatkan free demo sekarang juga!
Leave a Reply