Pada dua tahun pertama saya masuk kerja di perkantoran, ada satu tugas yang sering didelegasikan ke kami, para pegawai muda. Tugas tersebut adalah membuat surat resmi kantor yang ditujukan ke klien. Terkadang, kami juga ditugaskan untuk membuat surat jawaban dari surat resmi klien. Ternyata, cara membuat surat resmi kantor itu tidaklah semudah apa yang kami bayangkan, lho.
A. Mengenal Surat Resmi Kantor
Untuk lebih memahami perihal surat resmi kantor, yuk kita coba kupas satu per satu, mulai dari pengertian hingga jenisnya.
1. Pengertian Surat Resmi Kantor
Surat resmi kantor, sesuai namanya, merupakan surat yang dikeluarkan dengan legal dan memiliki kekuatan hukum terkait tugas pokok dan fungsi sebuah kantor atau institusi.
2. Ciri Surat Resmi Kantor
Apakah yang membedakan surat resmi yang dikeluaran sebuah institusi dengan surat biasa? Apapun isi dari surat resmi kantor, dapat diartikan berupa sikap atau pernyataan yang secara resmi mewakili kantor atau institusi tersebut, dan bukan berupa pernyataan pribadi misalnya dari pimpinan yang menandatangani surat tersebut.
Berikut beberapa ciri surat resmi kantor secara umum:
- Nomor surat
Surat resmi suatu institusi, wajib mudah untuk ditelusur balik apabila diperlukan. Karenanya, setiap surat resmi kantor yang keluar akan memiliki kode unik. Untuk surat masuk juga sama, biasanya nomor surat unik dari pengirim akan disandingkan dengan nomor surat masuk internal kantor. - Kop Surat
Surat resmi keluar institusi, wajib untuk mencantumkan kop surat yang biasanya berisi logo dan beberapa keterangan nama berikut alamat fisik, website dan media sosialnya. - Pilihan Font
Jenis font comic sans, tentu tidak menjadi pilihan ketika mengetik surat resmi kantor. Biasanya, jenis font formal seperti Cambria, Times New Roman, Arial dan Bookman Old Style. - Tanda Tangan Penanggung Jawab
Sebagai bentuk tanggung jawab bahwa surat resmi kantor tersebut mewakili institusi dan bukan pandangan personal pimpinan, maka pada kolom tanda tangan memang ditandatangani oleh pimpinan atau penanggung jawab, tetapi sebelumnya juga sudah ada paling tidak 1 paraf dari pejabat lapis bawahnya, juga dibolehkan ada 1 paraf dari petugas yang mengetik surat tersebut. Fungsi paraf tersebut merupakan tanda bahwa surat tersebut dibuat atas sepengetahuan beberapa pihak. - Cap Basah atau Stempel
Ciri khas surat resmi institusi yang masih diakui hingga saat ini, adalah adanya cap basah stempel yang menimpa di sebagian tanda tangan penanggung jawab.
3. Jenis Surat Resmi Kantor
Ada cukup banyak jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh institusi. Istilah setiap jenis surat bisa berbeda-beda, tetapi secara umum beberapa diantaranya adalah:
MEMO
Merupakan surat resmi yang dikeluarkan sebagai surat pemberitahuan perihal adanya kebijakan baru di level internal. Sebagai contoh, saat ada mutasi pejabat internal kantor, maka akan terbit memo yang ditujukan ke semua level internal manajemen.
SURAT PENGANTAR
Surat pengantar ini cukup luwes penggunaannya, bisa untuk berbagai hal misalnya sebagai penjelasan saat mengirim dokumen ataupun barang lain. Bisa juga, saat perusahaan sudah menyelesaikan kontrak kerjasama dan mengirimkan laporan akhir, maka buku laporan tersebut akan disertai surat pengantar.
SURAT TAGIHAN
Untuk jenis surat resmi yang satu ini, sudah cukup jelas. Surat tagihan, merupakan surat yang dikirimkan kepada pihak lain agar menyelesaikan kewajibannya.
SURAT PERINGATAN
Surat peringatan merupakan salah satu jenis surat resmi kantor yang ditakuti untuk diterima. Biasanya karena adanya wanprestasi ataupun terkena suatu kasus, karyawan bisa mendapatkan surat peringatan (SP). Secara umum terdapat 3 jenis SP, yaitu SP1, SP2 dan SP3.
SURAT PERJANJIAN
Untuk perusahaan, biasanya terdapat dua jenis surat perjanjian. Pertama, surat perjanjian payung besar yang mencakup kesepakatan dalam skala luas yang dituangkan sebagai MoU (Memorandum of Understanding) yang juga umum disebut sebagai nota kesepakatan, juga nota kesepahaman.
Dalam skala lebih detil, di bawah MoU bisa terbit banyak Surat Perjanjian Kerjasama (SPK). Pada setiap SPK, mencakup penjelasan mengenai hak dan kewajiban dengan rinci.
SURAT PENAWARAN
Untuk perusahaan yang bergerak di bidang pengadaan barang dan jasa, biasanya akan cukup sering mengirimkan surat penawaran kepada calon klien potensial. Surat penawaran ini dibuat dengan bahasa yang baku dan formal tentunya. Bisa jadi, menyertai surat penawaran juga akan dikirimkan dokumen lain berupa leaflet ataupun bahan promosi lainnya.
SURAT PANGGILAN
Untuk pembaca yang pernah melamar pekerjaan, kemudian diterima, maka akan mendapatkan surat panggilan kerja untuk menyelesaikan dokumen administrasi. Surat panggilan tersebut bisa jadi merupakan salah satu jenis surat resmi kantor yang paling membuat bahagia.
B. Urutan Cara Membuat Surat Resmi Kantor
Dalam membuat surat resmi, caranya bisa beragam tergantung dari jenis suratnya. Sebagai contoh, surat pengantar tentu memiliki bentuk dan isi surat yang berbeda dengan SPK. Demikian juga memo mempunyai isi surat yang berbeda dengan MoU.
Meski begitu, secara umum urutan dalam membuat surat resmi adalah:
- Dapatkan nomor surat yang tepat.
Selain angka, nomor surat sering terdapat kode khusus, misalnya untuk hal personalia tentu berbeda kode dengan bagian keuangan. - Tulis surat dengan ringkas, padat dan jelas.
Dalam menulis surat resmi, selalu gunakan bahasa formal dan efektif. Kesalahan dalam menulis misal typo hingga apalagi salah dalam menulis nama dan gelar pihak yang dituju merupakan tindakan yang mencoreng nama baik perusahaan. - Jangan lupa stempel alias cap basah.
Terkadang karena terburu waktu, setelah draft surat final, diparaf dan ditandatangani oleh yang berwenang, justru terlupa untuk membubuhkan stempel (cap basah) sebagai bentuk legalitas surat tersebut.
Masih banyak lagi sisi menarik tentang cara membuat surat resmi ini. Bagi pembaca yang masih ingin mengetahui perihal cara pembuatan surat resmi untuk bisnis dan lainnya, untuk lengkapnya bisa baca di sini ya.
Leave a Reply