Peran Petugas Customer Service di Penyedia Web Hosting

Saat membaca artikel tentang seluk beluk web hosting di www.alden-tomcat-hosting.com
ternyata saya menyadari satu hal faktor penting yaitu peran petugas customer service (CS) di perusahaan web hosting sangat krusial. Selain menjadi garda terdepan menghadapi konsumen, maka baik dan buruknya pelayanan CS akan menjadi penentu apakah konsumen akan membeli layanan atau tidak.

Ragam Peran Petugas Customer Service

Petugas customer service dapat ditemui di hampir semua layanan publik, mulai dari perbankan hingga ke layanan internet termasuk ke penyedia layanan web hosting. Secara umum, tugas dari petugas customer service adalah sebagai berikut:

• Penyedia Informasi Terkini
  Petugas CS bertugas memberikan informasi yang jelas tentang produk, layanan, atau kebijakan perusahaan kepada pelanggan. Mereka juga membantu pelanggan memahami cara menggunakan layanan atau produk secara efektif.
• Pendengar dan Penyelesai Masalah
  Menjadi seorang petugas CS maka siapkan kuping yang tebal dan hati selapang samudra. Seringkali konsumen saat menyampaikan keluhan pelanggan akan terbawa emosi, sehingga di sinilah salah satu peran krusial petugas CS mampu mengajak konsumen untuk menjadi lebih tenang sekaligus memberikan pilihan solusi yang dirasa tepat untuk konsumen maupun untuk perusahaan.
• Mendukung Proses Penjualan
  Penjualan produk memang menjadi tanggung jawab bagian penjualan alias sales. Akan tetapi, dengan peran petugas customer service yang memuaskan maka bisa menjadi hal baik dalam promosi dari mulut pelanggan ke koleganya secara tidak langsung. Hal ini akan terkonversi menjadi penjualan yang akhirnya akan membantu pemasukan perusahaan.
• Menjadi Jembatan antara Konsumen dan Manajemen
  Seorang petugas customer service setiap hari bertemu dan mendengarkan keluhan pelanggan, sekaligus mencatatnya dan mengelompokkan aneka masalah tersebut dan menyampaikan ke manajemen perusahaan. Dengan cara ini, maka perusahaan bisa dengan lebih mudah dan cepat dalam menyusun strategi pelayanan agar di hari esok sudah tidak ada komplain tentang hal yang itu-itu saja.

Cara Menjadi Petugas Customer Service Web Hosting yang Baik

Untuk bisa berperan menjadi petugas customer service yang baik di sebuah perusahaan web hosting, maka Anda harus bisa memahami dengan lebih detil terkait hal-hal teknis, misalnya:

1. Pahami Produk dan Layanan Web Hosting dengan Baik

Untuk bisa memberikan penjelasan dalam bahasa yang sederhana dan lengkap, maka seorang petugas CS harus memahami aneka produk dan layanan web hosting dengan cermat.

Dengan memahami produk dan layanan yang dijual, maka petugas CS dapat dengan cepat menyempitkan pilihan yang sekiranya cocok dengan apa yang dimaksud pelanggan dan dapat membuat proses layanan menjadi lebih efisien dan konstruktif.

2. Peran Petugas Customer Service dengan Komunikasi yang Ramah

Seorang petugas CS bisa dibilang sebagai saluran untuk menampung segala uneg-uneg pelanggan yang sangat mungkin kecewa akibat pelayanan yang dilakukan oleh divisi lain, dan harus diselesaikan oleh divisi customer service.

Dalam melayani pelanggan, selalu sampaikan dalam bentuk bahasa komunikasi yang ramah, ceria, dan terkesan siap membantu dengan cekatan.

3. Asah Kemampuan Analisis Masalah Web Hosting

Perkembangan teknologi tentang web hosting saat ini semakin maju, dengan banyaknya perubahan dibanding masa 10 tahun yang lalu. Untuk bisa optimal dalam memahami apa keluhan pelanggan dan dapat memberikan solusi pada masalah-masalah yang ringan, maka Anda harus senantiasa meningkatkan pemahaman teknis dalam aneka masalah terkait web hosting.

Ketika memang diperlukan bantuan teknis yang berat, maka Anda sebagai petugas customer service bisa langsung memberikan solusi dengan meneruskan pelanggan ke bagian teknisi yang spesifik sesuai dengan keluhan pelanggan untuk bisa ditangani lebih lanjut.

Dengan melakukan hal ini, maka selain Anda bisa membantu meringankan tugas teknis yang sudah sangat banyak, juga mampu mempercepat penyelesaian masalah yang ada di konsumen web hosting.

4. Dokumentasi Interaksi dengan Pelanggan

Seperti tugas CS pada umumnya, menjadi petugas customer service di sebuah perusahaan web hosting juga harus selalu mendokumentasikan saat interaksi dengan pelanggan. Hal dokumentasi ini harus disampaikan saat awal interaksi, sehingga pelanggan tahu bahwa interaksi ini sedang direkam.

Selain semuanya bisa terekam dengan baik, maka kualitas interaksi antara konsumen dan petugas CS akan lebih baik dan konstruktif. Pada akhirnya akan membuat interaksi lebih sat set dan solutif.

5. Membangun Relasi yang Baik dengan Pelanggan Web Hosting

Ketika melakukan interaksi dengan pelanggan web hosting, maka petugas CS sudah memiliki nomor kontak ataupun email dari pelanggan yang dapat digunakan untuk membangun relasi yang lebih baik.

Tidak ada hal yang salah misalnya pada saat tertentu perusahaan memilih beberapa pelanggan yang memiliki rekam jejak interaksi yang konstruktif untuk mendapatkan layanan ekstra maupun harga promo, sehingga mampu menambah kepercayaan publik.